Muavin Konsolos Akgün Bor:

"Vatandaşlarımıza hizmet için buradayız."

OTTAVA (Bizim Anadolu) - Ottava Büyükelçiliği Konsolosluk Bölümü'ne Muavin Konsolos olarak atanan Akgün Bor, gelmiş olduğu Kanada'da, ayağının tozuyla yurttaşlara daha iyi hizmet verebilmek için yoğun olarak çalışmaya başladı.

Muavin Konsolos Akgün Bor'la toplumu bilgilendirmek için görüştük.

- Bize kendinizi kısaca tanıtır mısınız?

- 1958 yılında Kırıkkale'de doğdum. 30 senedir devlet hizmetinde göre yapmaktayım. Bu sürenin 25 yılı Dışişleri Bakanlığı'nda geçti. Birçok yurtdışı görevim sırasında konsolosluk işlerini yürütmekle görevlendirildim. Ağustos ayında Ottava Büyükelçiliği'nde Muavin Konsolos olarak göreve başladım.

Ottava Büyükelçiliğine atamam yapıldıktan sonra, Büyükelçilikte Konsolosluk İşlerini yürüteceğimi öğrendiğimde gerçekten çok memnun oldum. Zira, Dışişleri Bakanlığı'ndaki 25 yıllık hizmetim süresince, kendimi en deneyimli bulduğum bölümün konsolosluk hizmetleri olduğunu düşünüyorum. Son olarak Londra Başkonsolosluğu'ndaki görevim benim için büyük bir tecrübe oldu. İnsanlara doğrudan hizmet veren birimlerde görev yapmak bana çok keyif veriyor. Ottava Büyükelçiliği'nde göreve başlamadan önce, her yurtdışı göreve atanan Dışişleri Bakanlığı memuru gibi atandığım ülkeyi daha yakından tanımak amacıyla bilgi toplamaya ve araştırma yapmaya başladım. Özellikle, konsolosluk işleriyle görevlendirileceğimi öğrenince Kanada'daki Türk toplumunu tanımaya ve onların sorunlarını öğrenmeye çalıştım.

- Yeni görevinizde Ottava Büyükelçiliği bünyesindeki Konsolosluk bölümünde ne tür yenilikler düşünüyor, ne tür düzenlemeler yapmak istiyorsunuz?

- Ottava'da göreve başladığımda, Büyükelçim Rafet Akgünay, konsolosluk hizmetlerinin iyileştirilmesine yönelik bazı düşüncelerinin olduğunu söyledi. Bunları süratle uygulamaya başladık. En başta, sınırlı imkânlarımız olmasına rağmen vatandaşlarımızın konsolosluk işlemlerini daha verimli şartlar altında yapabilmesine imkân verecek bazı fiziki değişikler yaptık. Vatandaşlarımızın konsolosluğumuzda vakit kaybetmeden müracaatlarını yapabilmeleri için bir ilk müracaat bölümü oluşturduk. Bir konsolosluk memurumuzu bu bölümde görevlendirdik. Bu görevlimiz, yeni uygulamaya göre vatandaşımızı önce dinliyor, talebini inceliyor, evrakında bir eksiği varsa tamamlatıyor, müracaatı için doldurması gereken formları doldurmasına yardımcı oluyor. Her şey tamamlandığında müracaatını teslim etmek için ilgili konsolosluk memuruna yönlendiriyor.

- Bazı iyileştirmelere başladığınız görülüyor. Peki gözlemleme olanağı buldunuz mu? Toplum üyelerine yansıması nasıl oldu?

- Evet, bu uygulamaya kısa bir süre önce başlamamıza rağmen, vatandaşlarımızın konsolosluğumuzda daha az sıra beklediklerini, başvurularıyla ilgili eksiklerini daha süratle giderdiklerini, müracaat kabul işlemlerinin süratle tamamlandığını gözlemekteyiz. Ayrıca, konsolosluğumuza bir fotokabin ile sadece vatandaşlarımızın hizmetinde olacak bir fotokopi makinesi koymayı öngörüyoruz. Zira, özellikle kış aylarında vatandaşlarımızın fotoğraf çektirmek ya da fotokopi yaptırmak gibi işler için konsolosluk binası dışına çıkmak zorunda kalmaları bizi gerçekten rahatsız ediyor.

- Toplum üyelerinden en çok yakınma konsolosluk bölümünün açık olduğu saatlerin belirsizliği oluyor. Bunlara ilişkin bir düzenleme var mı?

- Müracaat kabul saatlerimize bir düzen getirerek, daha verimli, daha süratli hizmet vermeyi amaçladık. Yeni uygulamaya göre, müracaat saatlerimizi Pazartesi-Cuma günleri arası 09.00 - 13.00 olarak belirledik. Vatandaşlarımız hizmetin bu saatlerle sınırlı olduğunu düşünmesinler. Bunu yapmaktan amaç, sabah alınan müracaatların öğleden sonra 15.00 - 16.00 arasında teslim edilmesidir. Öte yandan, Kanada'da konsolosluğumuza çok uzak bölgelerde yaşayan ve konsolosluk işlemlerini posta ile yapan vatandaşlarımızın işlemlerine şimdikinden daha fazla zaman ayırmayı hedefliyoruz.

- Biz de ondan söz etmek istiyorduk; merkezlere uzak yerlerden toplum üyelerine yönelik işlemler nasıl yürütülüyor?

- Şahsen yapılan müracaatlar kadar, posta ile yapılan müracaatlar da bizim için aynı derecede önem taşıyor. O nedenle, vatandaşlarımızın posta ile yapabildikleri işlemler için konsolosluğumuza kadar gelmelerine hiç gerek yok. Yeni çalışma düzenimiz içerisinde, posta ile yapılan işlemler de titizlikle incelenip, süratle sonuçlandırılacaktır.

Bu vesile ile, sık karşılaşılan bir sorunu dile getirmek istiyorum. Kanada'daki Noterler nezdinde düzenlenen ve tasdik işlemi için konsolosluğumuza gönderilen Türkçe vekâletnamelerde bazı eksiklerin olduğunu görmekteyiz. Bir takım vekâletnamelerde, vekâleti veren vatandaşımızın kimlik bilgilerinin ayrıntılı bir şekilde belirtilmediği, konusu itibariyle fotoğraf yapıştırılması gereken vekâletnamelere (tapuda işlem görecek veya boşanma davalarıyla ilgili) vekâleti verenin fotoğrafının yapıştırılmadığı, bir kaç sayfadan oluşan vekâletnamelerin sayfalarının birbiriyle irtibatlandırılmadığı (sağ köşesinden içe doğru bükülerek mühürlenmediği) görülmektedir. Bu tür eksikler, vatandaşlarımızın Türkiye'de yaptırmak istedikleri vekâlet konusu işlerinin tamamlanmasını aksatabilmektedir. Bu konuda vatandaşlarımızın işlem yaptırdıkları Kanadalı noterleri uyarmalarını veya imkânları varsa vekâletnamelerini konsolosluğumuzda yaptırmalarını tavsiye ederim.

"Kanada noterliklerinden gelen bazı belgelerde eksiklikler var!"

- Bildiğimiz kadarıyla konsolosluk işlemleri şu anda yalnızca Ottava Büyükelçiliği Konsolosluk Bölümü'nde yerine getiriliyor. Montreal'de bulunan Kebek Fahri Başkonsolosluğu da yurttaşlara yardım amacıyla bazı işlemlerin yerine getirilmesi için Büyükelçiliğe gönderiyor belgeleri. Daha geniş bir toplum üyesi yoğunluğunun bulunduğu Toronto'ya konsolosluk açma konusunda herhangi bir gelişme var mı?

- Evet, bilindiği üzere Kanada'da konsolosluk hizmetleri sadece Ottava Büyükelçiliği Konsolosluk Şubesi tarafından verilmektedir. Bununla birlikte Toronto'da bir Başkonsolosluk açılmasıyla ilgili çalışmalar sürmekte ve bu konu Büyükelçiliğimizce de yakından izlenmektedir.

- Toplum üyelerinin en çok yakındıkları konulardan biri de telefonla konsolosluk bölümüne ulaşamamaları, gerektiği gibi bilgi alamadıkları yönünde. Bu konuda neler söyleyebilirsiniz?

- Yıllardır konsolosluk işlerinde çalışan bir kişi olarak genel bir değerlendirme yaptığımda, vatandaşlarımıza sunulan hizmetlerde önemli aşamaların kaydedildiğini gözlemekteyim. Görev yaptığım konsolosluklarda en önemli sorunlardan birinin, vatandaşlarımızın konsolosluk görevlilerine telefonla ulaşıp, doğrudan bilgi alma güçlüğü olduğunu gördüm. Konsolosluk görevlilerimizin, bir taraftan şahsi müracaat yapan vatandaşlarımızın işlemlerini yapmalarının, diğer taraftan telefonla bize ulaşmaya çalışan vatandaşlarımızın telefonlarına cevap vermelerinin güçlüğünü vatandaşlarımızın da takdir edeceğini düşünüyorum. Kaldı ki, bir vatandaşımızın işlemini yaparken, aynı anda diğer bir vatandaşımıza telefonda bilgi vermeye çalışan konsolosluk görevlilerimize, o sırada beklemek zorunda kalan vatandaşlarımız haklı olarak tepki göstermektedir. Bu sorun ve buna çözüm arayışı birçok toplantıda hep dile getirilmiştir. Dışişleri Bakanlığı'nca son yıllarda yürütülen çalışmalar sonucunda internet imkânlarından yararlanılarak "e-konsolosluk" hizmeti verilmeye başlanılmıştır. E-konsolosluk hizmetlerinin vatandaşlarımıza ne gibi kolaylıklar sağladığı konusundaki ayrıntıları bir başka vesileyle anlatmayı düşünüyorum ancak, vatandaşlarımızın telefonla almak istedikleri birçok bilgiye e-konsolosluk üzerinden kolaylıkla ulaşabileceklerini belirtmek isterim. Bazen Büyükelçiliğimizin adresini ve çalışma saatlerini sormak için bile bizi telefonla arayan vatandaşlarımız var. Oysa ki, bu tür bilgiler tüm ayrıntılarıyla Büyükelçiliğimizin kendi internet sayfasında ve e-konsoloslukta yer almaktadır. Internet üzerinden sunulan "e-konsolosluk" hizmeti, konsolosluk işlerinin kolaylaştırılması amacıyla uygulamaya konulan gerçekten büyük bir gelişme. Özellikle Kanada gibi büyük bir ülkede, geniş bir coğrafyada yaşayan vatandaşlarımız, e-konsolosluk hizmetlerini mutlaka kullanmalarını tavsiye ederim. Vatandaşlarımız www.e-konsolosluk.net adresinden e-konsolosluk hizmetlerine ulaşabilir. Ayrıca, mevzuatımızda yapılan değişiklikler sayesinde vatandaşlarımızın bir çok konsolosluk işlemini, posta yoluyla yapabilmelerine imkân sağlanmıştır. Bu arada, telefonla bilgi almak isteyen vatandaşlarımıza Şikago Başkonsolosluğumuzca 1 888 566 76 56 ücretsiz hattan verilen "bilgi hattı"nı bir kez daha hatırlatmak isterim. Bilindiği üzere, Şikago Başkonsololuğumuz bilgi hattı aynı zamanda Kanada'da yaşayan vatandaşlarımıza da hizmet vermektedir. Kanada'da yaşayan vatandaşlarımız bu hattı arayarak konsolosluk işlemleriyle ilgili her türlü ve en doğru bilgiyi alabilirler. Vatandaşlarımızın Şikago Başkonsolosluğumuzun 1 888 566 76 56 numaralı hattını aradıklarında görevlilere Kanada'dan aradıklarını özellikle belirtmeleri önem taşımaktadır. Zira, bazı durumlarda vatandaşlarımız "bilgi hattı"ndaki görevlimize, Kanada'dan aradıklarını belirtmediklerinden, görevlimiz arayan kişinin ABD'den bir yerden aradığını düşünerek, buna göre bilgi verebilmektedir. İstemeden de olsa, yanlış bilgi verilmesini önlemek bakımından bu hususu vatandaşlarımızın dikkatine getirmek istedim.

Öte yandan, son yıllarda Türkiye Cumhuriyeti'nin konsolosluk hizmeti veren birimleri, günün teknolojisine uygun bilgi paylaşım sistemleriyle donatılmıştır. Mesela, Kamu Paylaşım Sistemi sayesinde artık konsolosluklarımız dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar vatandaşımızın Türkiye'deki nüfus kayıtlarına anında ulaşabilmekte ve eskiden haftalarca, hatta aylarca süren bir nüfus işlemi, günümüzde aynı gün sonuçlandırılmaktadır. Çok değil bir kaç yıl öncesiyle karşılaştırdığımda, konsolosluk hizmetlerinin iyileştirilmesiyle ilgili gerçekten önemli gelişmeler olduğunu görmekteyim. Kısacası konsolosluk hizmetlerinin iyileştirilmesiyle ilgili çalışmalar meyvelerini vermeye başlamıştır. Böylece, Devlette bürokrasinin azaltılması, kırtasiyeciliğin en aza indirgenmesi, işlemlerin süratle sonuçlandırılması amaçlanmaktadır. Gerçekten, Devletimizin bu alandaki son yıllardaki atılımlarının gurur verici olduğunu düşünüyorum.

- Umalım da kısa sürede tüm bu söylediklerinizden toplum üyelerimiz gerektiği gibi yararlanır. Son olarak toplum üyelerimize iletmek istediğiniz bir şey var mı?

Ben Kanada'da yaşayan vatandaşlarımıza sizin aracılığınızla şu mesajı vermek istiyorum; yurtdışında konsolosluk şubelerinde görev yaptığım sürece, kendimi hep camın vatandaş tarafına koymaya gayret ettim. Günün birinde camın diğer yanında, yani vatandaşın bulunduğu tarafta kendimin olabileceğimi düşündüm. Meseleleri, öncelikle vatandaş tarafından anlamaya ve çözmeye gayret ettim. Zira, öz vatanından binlerce kilometre uzakta, yabancı bir ülkede hayat mücadelesi veren vatandaşlarımızın, konsolosluklarda sorunlarına her zaman mutlak bir çözüm bulunmasa da, Türkiye Cumhuriyeti Devletinin varlığını hissetmeyi istediğini, sorunu ne olursa olsun kendisini şefkat ve sabırla dinleyen, çözüm üretmeye çalışan görevlilerle karşılaşmayı arzuladığını gözlemledim. Hep bu anlayışla görev yapmaya çalıştım. Bu görev anlayışının, Ottava Büyükelçiliği Konsolosluk Şubesinin her zaman düsturu olacağını vatandaşlarımızın bilmesini isterim

Bizler burada vatandaşlarımıza hizmet etmek için varız. Bu hizmeti en iyi şekilde vermek için büyük bir gayret içerisinde olacağız. Bu anlayışla, kapımız tüm vatandaşlarımıza, sadece konsolosluk işlerini yapmak için değil, onların dertlerini dinlemek ve yardımcı olmak için de her zaman açık olacak.

Eylül 2008